Fragen & Antworten

Allgemeines

1. Was ist der altares-GuestManager?

   Das Gästemanagement-Tool von altares erleichtert Ihnen die Eventplanung und -durchführung, das Teilnehmer- und Einladungsmanagement, das Ticketing und das Seating. Durch die Automatisierung wesentlicher Schritte lassen sich Events professionell steuern sowie die Verwaltung der Gäste und die Zuteilung von Einladungen effizient organisieren.

2. Was ist die altares-Symphony?

   Die altares-Symphony ist eine modulweise aufgebaut Plattform mit einer Vielzahl an Anwendungen für Kommunikationsmanager. Sie ist quasi ein „Alleskönnertool“ für PR- und IR-Professionals.

   Mehr Informationen zu altares-Symphony finden Sie unter:
   http://www.pr-software.de

3. Ist altares auch eine Eventagentur?

   Nein, wir entwickeln und betreiben Softwareanwendungen für Kommunikationsprofis und wir unterstützen unsere Kunden bei der Nutzung. Im Rahmen des Teilnehmermanagements kann das auch allgemeine Beratung hinsichtlich des Einladungsprozesses, Unterstützung bei der Teilnehmerkommunikation, Lettershop-Arbeiten, Hotline Services oder auch den technischen und personellen Support vor Ort beinhalten.

4. Lohnt sich ein elektronisches Teilnehmermanagement schon für kleine Veranstaltungen?

   Ja, auf alle Fälle. Sie befreien sich von lästigen logistischen Arbeiten wie der Individualisierung von Einladungen, dem Nachhalten der Gästelisten, der Verwaltung der Zu- und Absagen usw.

Features, Funktionsweise und Editionen

1. Welche Editionen des altares-GuestManares gibt es?

   Wir bieten zur Zeit 4 verschiedene Versionen an: Standard, Professional und Enterprise Edition sowie die Spezial-Version „On-Location“, die sich nur auf das Zutrittsmanagement konzentriert. Außerdem gibt es noch eine weitere Edition: den GuestManager Individual, eine Art Baukasten, den wir je nach Veranstaltung und Anforderungsprofil vollständig maßschneidern. Eine Übersicht über den Funktionsumfang der Versionen finden Sie in dieser Übersicht.

2. Welche Edition passt am besten zu meinen Bedarf?

   Das kommt natürlich auf die Größe und die Komplexität der Veranstaltung, Ihre Ziele und das Veranstaltungsbudget ab. Prinzipiell ist (fast) alles möglich.

   Der GuestManager Standard ist die Lösung für die meisten Anwender. Er eignet sich für kleinere bis mittelgroße Veranstaltungen wie Presse- und Analystenkonferenzen, Kundenveranstaltungen, Tagungen, Seminare, mittelgroße Events.

   Der GuestManager Pro bietet alle Funktionen der Standard-Version - zusätzlich noch das Hotel- und Transfermanagement, Seating-Funktionen und ein vollständig flexibles Veranstaltungsportal mit Suche und Online-Anmeldung (z.B. für Seminarangebote etc.) sowie umfangreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten (z. B. steuerlich relevante Auswertungen).

   Unsere neue Enterprise-Edition richtet sich besonders an Agenturen und Großveranstalter, die fast alles ohne Unterstützung durch altares umsetzen möchten.

   Für den reinen Einsatz vor Ort als Zutrittsmanagement-Lösung bieten wir unsere On-Location Edition an.

   Einen Vergleich über die Editionen bietet unser Editionsvergleich.

   Zu gute Letzt gibt es noch den GuestManager Individual, der auf Grund des recht hohen individuellen Anpassungsaufwands eher für Großveranstaltungen geeignet ist. Einsatzbeispiele: FIFA World Cup 2006, Tour den France, AudiCup, Bundesliga, große Kunden-, Händler- und Mitarbeiter-Events. Die meisten Anforderungen können heute aber durch unsere Standard Versionen abgedeckt werden.

3. Wie kommen die Gästedaten in den GuestManager?

   Die Gästedaten können per Excel Datei importiert werden. Gerne übernehmen wir diesen Schritt für Sie. Bei Registrierungsevents geben Ihre Gäste Ihre Daten selbstständig ein.

4. Kann ich unsere Daten auch wieder exportieren?

   Ja, Sie können alle Gästedaten aus dem altares-GuestManager als Exceldatei exportieren. Das Format und die Inhalte (Spalten) können Sie frei konfigurieren.

5. Muss ich den gesamten Teilnehmermanagement Prozess über den GuestManager abdecken?

   Nein, Sie können einzelne Schritte oder auch ganze Teile extern, also außerhalb des GuestManagers, lösen. Ein Beispiel dafür ist unsere On-Location Edition, die sich nur um das Zutrittsmanagement vor Ort kümmert während der gesamte Einladungsprozess anders abgedeckt wird.

6. Kann der GuestManager auch seaten?

   Ja, die Pro-Version beinhaltet ein grafisches Seating-Tool. Optional kann das Vor-Ort System auch eine dynamische Sitzplatzvergabe nach umfangreichen, frei definierbaren Kriterien vornehmen.

7. Wie sieht es mit einer 3D-Visualisierung des Sitzplans aus?

   Die 3D-Visualisierung der Veranstaltungslocation ist möglich – aber nicht online, sondern nur mittels einer am Arbeitsplatz installierten Anwendung. Da die Anforderungen an den Datendurchsatz und die Rechenkapazität sehr hoch sind, ist es (noch) nicht auf andere Weise realisierbar.

8. Gibt es abgestufte Nutzerrechte?

   Ja. Sie können also auch Arbeiten mit individuellen Nutzerrechten verteilen.

9. Gibt es Support oder eine Hotline?

   Ja, auf Wunsch auch rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche. Wir bieten Ihnen abgestufte Servicelevel, die sich nach Ihren Anforderungen richten. Auch eine Support Hotline für ihre Gäste kann durch altares abgedeckt werden.

10. Bietet der GuestManager auch steuerliche Auswertungen?

    Ja, die Auswertungen sind flexibel konfigurierbar.

11. Sind auch mehrtägige Veranstaltungen an unterschiedlichen Orten effizient elektronisch organisierbar?

    Ja, das ist keine Frage.

12. Können einzelne Gäste zu nur einzelnen Programmpunkten eingeladen werden?

    Ja, natürlich.

13. Sind beliebige Ticketkategorien möglich?

    Alles, was Ihr Herz begehrt (ok, fast alles).

14. Ist eine Archivierung der Veranstaltungsdaten, Personendaten, Checklisten etc. möglich?

    Ja, das ist eine besondere Stärke des elektronischen Gästemanagement. Warum sollten Sie sich die Arbeit mehrfach machen?!

15. Sind Drucktools vorhanden, z. B. für Namensschilder, ID-Cards, Einlasslisten?

    Ja. Das erspart Ihnen viel Zeit und Arbeit.

16. Ist der GuestManager Barcode/RFID/etc. fähig?

    Ja, der altares-GuestManager unterstützt Barcode, QR-Code und RFID. Je nach Setup vor Ort kann auch ein Handy-Check-in ermöglicht werden. Bitte sprechen Sie mit uns die Details ab.

17. Ist eine Gästehistorie von früheren Veranstaltungen möglich?

    Ja. Eine perfekte Gästebetreuung erfordert Wissen über den Gast und seine Wünsche.

18. Sind die Arbeitsabläufe frei definierbar?

    Die Arbeitsabläufe sind fast vollständig frei definierbar.

19. Gibt es ein eigenes Akkreditierungs-Frontend für den vor Ort Einsatz?

    Ja, die vor Ort Systeme nutzen ein abgespecktes Akkreditierungs-Frontend, dass den Hostessen die Arbeit mit dem System nicht nur erleichtert sondern auch deutlich schneller macht.

20. Ist eine Anbindung an E-Payment-Provider möglich?

    Ja, das System ist flexibel und kann mit verschiedenen E-Payment-Anbietern Daten austauschen.

21. Welche Dokumentationstools sind vorhanden?

    Standardtools für die Dokumentation von Abrechnung, Versteuerung, Kosten sind vorhanden. Weitere Tools sind möglich.

22. Ist das Gästeportal frei gestaltbar?

    Ja, es ist vollkommen frei gestaltbar. Gerne übernehmen wir diese Arbeiten für sie. Sofern sie auf bestehende Templates aufbauen, können sie das Portal auch selbst aufsetzen.

23. Erfolgt der Datenaustausch über sichere Verbindungen?

    Ja. Im Adminbereich entweder über ein eigenes SSL-Zertifikat oder über ein altares SSL-Zertifikat. Für das Gästeportal empfehlen wir den Einsatz eines Zertifikats, dass wir gerne für Sie beantragen.

24. In welchen Sprachen wird der GuestManager angeboten?

    Der Adminbereich ist standardmäßig in deutsch und englisch ausgelegt. Das Gästeportal ist zur Zeit in deutsch, englisch, französisch, italienisch und spanisch verfügbar. Sie können beide Bereiche um jede Sprache erweitern (z. B. auch chinesisch).

25. Auf wie viele Nutzer ist der GuestManager begrenzt?

    (Fast) unbegrenzt.

26. Wie viele Gästedaten können gespeichert werden?

    (Fast) unbegrenzt.

Akkreditierung vor Ort

1. Bieten Sie auch Vor-Ort Service und Technik an?

   Selbstverständlich bieten wir Ihnen die gesamte technische Ausstattung und unserer Support für die Gästeregistrierung auch vor Ort zur Miete an. Unsere technische Bandbreite reicht dabei von den Akkreditierungs-Terminals, über Barcode-/RFID-Leser, WLAN- und Netzwerkequipment, USVs bis hin zu Möblen für den Empfangscounter.

2. Gibt es auch eine Lösung, die nur das Zutrittsmanagement vor Ort regelt?

   Ja, sollten Sie nur unseren Support vor Ort wünschen und den Einladungsprozess selber steuern wollen, ist dies kein Problem: unsere On-Location Edition ist flexibel mit Gästelisten zu befüttern und garantiert Ihnen im Zusammenspiel mit unserer Technik einen reibungslosen Ablauf vor Ort.

3. Benötigen Sie vor Ort eine Internetverbindung für die Akkreditierung?

   Nein, nicht notwendigerweise. Unsere On-Location Systeme arbeiten vollständig autark - das garantiert nicht nur de zuverlässige Funktion sondern auch die notwendige Performance bei großen Check-ins. Sofern eine Internetanbindung vorhanden ist (z. B. auch UMTS) gleichen sich die Systeme mit dem Rechenzentrum ab, sodass Sie bis zu letzt noch an den Gästelisten arbeiten können.

4. Können für das Zutrittsmanagement auch Barcode oder RFID genutzt werden?

   Ja, der altares-GuestManager und das On-Location Tool unterstützt Barcode, QR-Code und RFID. Je nach Setup vor Ort kann auch ein mobiler Check-in mit dem Handy ermöglicht werden. Bitte sprechen Sie mit uns die Details ab.

Laufzeit & Kosten

1. Welche Abrechnungsmodelle werden angeboten?

   Sie können den altares-GuestManager entweder für ein Event (Laufzeit typischerweise 6 Monate) oder im Dauereinsatz auf monatlicher Basis (altares-Symphony) für eine unbegrenzte Anzahl an Events mieten. Der dauerhafte Einsatz rechnet sich zumeist bei ungefähr vier Veranstaltungen im Jahr.

2. Was kostet der Guestmanagers?

   Wir können Ihnen für den Einsatz des altares-GuestManagers für Ihre Veranstaltung keinen pauschalen Betrag nennen, da die Kosten durch unterschiedlichen Rahmenbedingungen der Veranstaltung beeinflusst werden. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.

3. Berechnen Sie eine Gebühr pro eingeladenem Gast?

   Nein, das Lizenzmodell basiert nur auf den unterschiedlichen Versionen und der Anzahl an Nutzern des Backends – egal wie viele Gäste Sie einladen und verwalten.

4. Was ist die Mindestlaufzeit für die Nutzung des Guestmanagers?

   Die Laufzeit der Anwendung wird immer auf Ihren Bedarf zugeschnitten. Im Normalfall beträgt die Laufzeit des Tools 6 Monate. Für den Einsatz des GuestManagers als Symphony-Modul beträgt die Mindestlaufzeit einen Monat.

5. Kann ich den GuestManager auch kaufen oder nur mieten?

   Der altares-GuestManager wird zur Zeit nur als ASP-Version angeboten, d.h. Sie mieten die Lösung inklusive dem Betrieb für eine oder mehrere Events oder auf Monatsbassis.

Sicherheit

1. Wie sind Ihre Server gegen Ausfall und Angriffen geschützt?

   Unsere Server sind mit, dem Stand der Technik entsprechenden, Sicherheitsmaßnahmen gegen Ausfall, Datenverlust und Angriffen geschützt. Dazu gehören: moderne Firewalls, gespiegelte Server, Raid-Systeme, nächtliche Datensicherung auf Wechselmedien, Hosting in zertifizierten Rechenzentren und natürlich ein entsprechendes Patchmanagement etc. Weitere Informationen finden Sie auch unter: http://www.altares.de/sicherheit.php

2. Welche Verfügbarkeiten bieten Sie?

   Wir garantieren eine über das Jahr gemittelte mittlere Verfügbarkeit von 99% (ohne Wartungszeiträume). Bedingt durch die Spiegelung unserer Systeme haben wir bislang eine Verfügbarkeit von mehr als 99,8 Prozent inklusive Wartungszeiträume erreicht.

3. Wo wird der altares-GuestManager betrieben?

   Unsere Produktivserver werden in zwei unterschiedlichen Großrechenzentren in Düsseldorf betrieben. Wir sind gerade dabei die Server in Rechenzenten umzuziehen, die eine ISO 27001 Zertifizierung haben. Vereinzelt betrieben wir Projektserver in einem RZ in Süddeutschland. Nähere Informationen geben wir Ihnen gerne auf Anfrage.

4. Wie ist es mit der Vertraulichkeit? Haben altares Mitarbeiter Zugriff auf die Daten?

   Zu Support Zwecken hat ein kleiner Kreis der Mitarbeiter (Admins) Zugriff auf die Systeme. Aus diesem Grund schließen wir in der Regel mit unseren Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ab. Ein Zugriff ohne Abstimmung mit dem Kunden ist allerdings ausgeschlossen.

5. Sind die Daten der Gäste bzw. in der Cloud gespeichert?

   Jein. Normalerweise sind die Daten in einem cloud-ähnlichen Serververbund von altares gespeichert, der den Datenzugriff von überall ermöglicht.

6. Nutzen mehrere Kunden einen Server?

   Das hängt davon ab, für welche Betriebsoption Sie sich entscheiden. In der Standardversion teilen sich mehrere Kunden einen Server. Wir bieten aber auch die Option von dedizierten Servern.

7. Was passiert mit Kunden- und Gästedaten nach Vertragsende?

   Nach Vertragsende löschen wir in Absprache mit dem Kunden (um sicherzustellen, dass dieser alle Daten sichern konnte) die Kunden-, Gäste- und Projektdaten von unseren Servern und erstellen darüber ein Löschprotokoll, dass auf Wunsch dem Kunden ausgehändigt wird.

8. Kann ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen werden?

   Ja, in der Regel schließen wir mit unseren Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ab.